KYC e KYB: o que são e por que o gateway precisa

KYC e KYB são as duas metades do cadastro de quem vai receber pela sua operação. KYC, de know your customer (conheça seu cliente), verifica a pessoa física. KYB, de know your business (conheça a empresa), verifica a pessoa jurídica, os sócios e o beneficiário final. Para um gateway ou subadquirente, eles não são opcionais: as regras do Banco Central e o parceiro financeiro exigem que você saiba quem recebe cada pagamento.

O que é KYC

KYC é o processo de identificar, qualificar e classificar o risco de uma pessoa física. A Circular 3.978/2020, norma de prevenção à lavagem de dinheiro das instituições autorizadas pelo BC, organiza em três etapas:

1. Identificação: confirmar quem é a pessoa, com dados como nome, CPF e endereço, validados por documento.
2. Qualificação: entender o perfil, como renda ou atividade, em profundidade compatível com o risco.
3. Classificação: enquadrar o cliente numa categoria de risco definida pela instituição.

O que é KYB

KYB faz o mesmo para empresas, com um passo a mais: chegar até a pessoa que realmente controla o negócio. A Circular 3.978 exige analisar a cadeia societária até a pessoa natural, o beneficiário final, e fixa que a referência de participação para isso não pode passar de 25%.

Para um gateway, o KYB merece a mesma atenção do KYC. Numa empresa, quem controla o dinheiro pode estar escondido atrás de outras empresas, e é a análise do beneficiário final que revela essa pessoa.

Por que o gateway precisa de KYC e KYB

• Regras de conta-bolsão. A Resolução BCB 518, em vigor desde 1º/12/2025, manda encerrar a conta usada para receber e pagar por terceiros de forma que impeça identificá-los. Identificar cada lojista é a primeira defesa. Veja conta bolsão: o que mudou.
• Exigência do parceiro financeiro. A instituição autorizada que processa os seus pagamentos segue a Circular 3.978 e vai querer saber como você identifica os seus clientes.
• Ordem certa. Para instituições autorizadas, a Circular 3.978 proíbe iniciar a relação antes de concluir identificação e qualificação, com exceção de até 30 dias para completar a qualificação.
• Fraude, disputas e MED. Quem conhece o lojista identifica antes o padrão estranho e calibra reservas e prazos de liberação.
• Proteção do seu negócio. Um lojista mal cadastrado pode levar a sua conta no parceiro junto com ele.

O quadro completo das normas está no guia de regulação de instituição de pagamento.

Como montar o fluxo de cadastro

1. Defina os documentos por tipo de cliente e por risco. Pessoa física e empresa pedem listas diferentes. Atividades de risco maior pedem mais.
2. Peça os documentos. De preferência pelo próprio painel, para que tudo fique ligado ao cadastro.
3. Analise. Confira os documentos, cruze com bases de dados e verifique o beneficiário final das empresas.
4. Decida. Aprove, reprove ou peça complemento. Registre o motivo.
5. Restrinja quem não foi aprovado. Conta pendente ou reprovada não recebe nem saca.
6. Guarde o histórico. Quem pediu, quem analisou, o que decidiu e quando.
7. Revise. Mudou o volume, a atividade ou o quadro societário? Refaça a análise.

Escreva esse fluxo como política, com responsáveis e prazos. Ela é o documento que o parceiro financeiro pode pedir e o que mostra, mais tarde, por que cada decisão foi tomada.

Sinais de alerta no cadastro

• Dados que não batem entre os documentos enviados.
• Empresa aberta há pouco tempo pedindo volume alto logo no início.
• Atividade declarada incompatível com o que a empresa de fato vende.
• Quadro societário com várias camadas de empresas sem explicação.
• Endereço que não combina com a atividade.
• Pedido de saque logo depois das primeiras vendas, antes de existir qualquer histórico.

Nenhum desses sinais prova fraude sozinho. Eles indicam que a análise precisa ir mais fundo antes da aprovação, ou que a conta deve começar com reserva maior e prazo de liberação mais longo.

Quando refazer a análise

Um cadastro aprovado não vale para sempre. Refaça a análise quando o quadro societário mudar, quando o volume crescer muito acima do perfil declarado, quando a atividade mudar ou quando as disputas e estornos começarem a se repetir.

Como o painel white label apoia o KYC e o KYB

Na plataforma da XF TECH, a sua operação tem ferramentas administrativas para:

• solicitar documentos e receber os arquivos;
• acompanhar o status de cada cadastro e controlar pendências;
• aprovar, reprovar ou pedir complemento;
• manter o histórico de cada análise;
• restringir contas não aprovadas;
• consultar os registros pelo painel.

Os documentos e o status de KYC/KYB ficam entre os dados da sua operação, junto com transações, saldos, extratos, logs e registros de auditoria, com segregação entre empresas. A plataforma dá suporte operacional ao processo. A responsabilidade regulatória, o PLD e os critérios formais de aprovação não são questões técnicas: eles são definidos na proposta e no contrato, com o parceiro financeiro e o seu jurídico.

Veja o recurso em detalhe em KYC/KYB no painel e onde ele se encaixa em como ser subadquirente.

Erros comuns

• Aprovar com base só no CNPJ, sem olhar quem controla a empresa.
• Ativar o lojista "para não perder a venda" e pedir os documentos depois.
• Não registrar por que um cadastro foi aprovado ou reprovado.
• Usar o mesmo nível de análise para todo mundo, sem considerar o risco.
• Nunca revisar um cadastro depois de aprovado.

Conteúdo informativo, atualizado em 25/10/2026. Não substitui orientação jurídica.